Informativa sul trattamento dei dati personali

Chi tratta i tuoi dati

Il titolare del trattamento è OS EXPRESS DI CHEN ZHIMIN — Via del Purgatorio 66/7, 59100 Prato (PO) — P. IVA 02606140974 — scrivi@cartacanta.online.

Per qualunque richiesta su questi dati puoi scrivere all’indirizzo qui sopra: non c’è un modulo da compilare, basta un’email.

Art. 13, par. 1, lett. a) e b) GDPR

Quali dati raccogliamo

Soltanto quelli che servono a scrivere e spedire la tua lettera. In concreto:

• Nome, indirizzo, codice fiscale e indirizzo email: servono a intestare la lettera, a stamparla sulla busta come mittente e a scriverti sullo stato della spedizione.
• Il documento che carichi — un verbale, un contratto, una bolletta — e i dati che ne vengono letti. È il contenuto della pratica: senza, non c’è nulla da scrivere.
• La tua firma, disegnata o caricata: viene stampata sulla lettera, perché una lettera non firmata non ha valore.
• L’indirizzo IP, il browser e l’istante esatto in cui conferisci il mandato a spedire, insieme all’impronta digitale (SHA-256) del PDF che hai autorizzato. Sono la prova di che cosa hai autorizzato e quando.
• L’esito del pagamento. I dati della carta non li riceviamo né li conserviamo: li raccoglie direttamente Mollie sulla sua pagina.

Art. 13, par. 1, lett. c) GDPR

Perché li trattiamo, e con quale base giuridica

Ogni finalità ha la sua base, e sono queste:

• Scrivere la lettera, stamparla e spedirla: esecuzione del contratto che concludi con noi (art. 6, par. 1, lett. b GDPR). Sono dati necessari: senza di essi il servizio non esiste.
• Conservare la prova del mandato e di ciò che è stato spedito: esecuzione del contratto e nostro legittimo interesse a poter dimostrare di aver fatto quel che ci hai chiesto (art. 6, par. 1, lett. b e f).
• Emettere il documento fiscale e conservarlo: obbligo di legge (art. 6, par. 1, lett. c).
• Rispondere a un reclamo o difenderci in giudizio, se capita: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f).

Art. 6 GDPR

Il testo della lettera lo scrive un modello di intelligenza artificiale

La bozza della lettera viene generata da un modello di intelligenza artificiale, a cui vengono trasmessi i dati che hai inserito e il testo estratto dal documento che hai caricato. È un fornitore statunitense, Anthropic PBC.

Il testo generato è una bozza e tu lo vedi prima che venga spedito: puoi modificarlo, rigenerarlo o scriverlo da capo. Niente viene stampato senza che tu lo abbia visto, e nessuna decisione sulla tua persona viene presa automaticamente — il modello scrive un testo, non decide nulla su di te.

CartaCanta non fornisce consulenza legale e non garantisce l’esito del ricorso, della disdetta o del reclamo che spedisce.

Art. 13, par. 2, lett. f) GDPR

A chi comunichiamo i tuoi dati

A nessuno che non serva a farti arrivare la lettera. Questi sono tutti i fornitori che trattano dati per conto nostro, come responsabili del trattamento:

• Mollie B.V. (Paesi Bassi): incassa il pagamento. I dati della carta li raccoglie e conserva Mollie: non passano da noi e non li vediamo mai.
• Anthropic PBC (Stati Uniti): il modello di intelligenza artificiale che scrive la bozza della lettera riceve i dati che hai inserito e il testo estratto dal documento che hai caricato.
• Openapi S.p.A. — servizio UfficioPostale (Italia): stampa la lettera, la imbusta e la consegna a Poste Italiane. Riceve il PDF della lettera firmata, il tuo indirizzo e quello del destinatario.
• Poste Italiane S.p.A. (Italia): recapita la raccomandata e raccoglie la firma del destinatario sull’avviso di ricevimento.
• Resend, Inc. (Stati Uniti): invia le email di servizio: conferma d’ordine, avviso di spedizione, consegna e rimborso. Riceve il tuo indirizzo email.
• Google Ireland Limited — Google Analytics (Irlanda, con possibile trasferimento negli Stati Uniti): conta le visite al sito, soltanto se hai accettato i cookie di analisi. Riceve un identificativo casuale del browser e le pagine viste, non i tuoi dati né i documenti.
• Hetzner Online GmbH (Finlandia (fornitore con sede in Germania)): ospita il server su cui girano il sito e la banca dati, e su cui sono archiviati i documenti caricati.

Artt. 13, par. 1, lett. e) e 28 GDPR

Trasferimenti fuori dall’Unione europea

Due dei fornitori qui sopra trattano dati negli Stati Uniti, e il trasferimento è coperto dalle clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea:

• Anthropic PBC — Stati Uniti. Garanzia: clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea.
• Resend, Inc. — Stati Uniti. Garanzia: clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea.
• Google Ireland Limited — Google Analytics — Irlanda, con possibile trasferimento negli Stati Uniti. Garanzia: Data Privacy Framework UE-USA, riconosciuto adeguato dalla Commissione europea il 10 luglio 2023.

Artt. 44-49 GDPR

Per quanto tempo li conserviamo

Due regimi diversi, e la differenza è voluta.

• Il documento che carichi viene cancellato automaticamente dopo 30 giorni. Non è una promessa generica: la cancellazione la esegue un processo che gira ogni notte.
• Anche il PDF di una lettera preparata ma mai spedita — un acquisto interrotto — viene cancellato con lo stesso criterio.
• La lettera effettivamente spedita, la ricevuta di accettazione, l’avviso di ricevimento e i dati del mandato li conserviamo invece a lungo: sono la prova di cosa è stato spedito, a chi e per conto di chi, e servono a te prima che a noi se il destinatario contesta di aver ricevuto. Li teniamo per dieci anni, il termine ordinario di conservazione dei documenti fiscali e di prescrizione dei diritti contrattuali.
• Se accedi all’area clienti, la sessione dura trenta giorni e poi scade da sola.

Art. 13, par. 2, lett. a) GDPR

I tuoi diritti

Puoi chiederci in qualunque momento di accedere ai tuoi dati, di correggerli, di cancellarli, di limitarne il trattamento, di riceverli in un formato leggibile da un computer, e puoi opporti ai trattamenti basati sul legittimo interesse. Per esercitarli basta un’email all’indirizzo del titolare: rispondiamo entro un mese.

Su una cosa ti diremo no, e preferiamo scriverlo qui: non possiamo cancellare la prova di una lettera già spedita finché i termini di conservazione fiscale sono aperti. Cancellarla significherebbe non poter più dimostrare che quella raccomandata è partita — che è esattamente il servizio che hai comprato.

Se pensi che stiamo trattando i tuoi dati in modo scorretto puoi rivolgerti al Garante per la protezione dei dati personali (garanteprivacy.it), oppure all’autorità giudiziaria.

Artt. 15-22 e 77 GDPR

Cosa non facciamo

Non vendiamo i tuoi dati e non li cediamo a nessuno per finalità pubblicitarie. Non ti profiliamo. Non ti mandiamo newsletter: le email che ricevi riguardano soltanto l’ordine che hai fatto.

Il servizio non è rivolto a minori di diciotto anni.